עשו זאת בשיטת הנשיא אייזהאואר, בשיטת הגבינה השוויצרית חור אחר חור, בשיטת פומדורו או בעזרת הנייר והעיפרון הישנים והטובים, העיקר שתדעו שגם בעולם שבור ומסיח דעת,יש דרכים אפקטיבית לנהל את הזמן שלנו.
שלוש תיאוריות מפורסמות לניהול זמן ותיאוריה אחת מאוד לא מתוחכמת אבל שתמיד עובדת, כחומר למחשבה.
אז איך לנהל את הזמן שלנו טוב יותר?
1. שיטת המטריקס/אייזנהאואר – שיטה זו קרויה על שמו של הנשיא ה-34 של ארה”ב, דווייט אייזנהאואר, שבאחד מנאומיו אמר: “יש לי שני סוגי בעיות, דחופות וחשובות. הדחוף הוא לא חשוב, והחשוב הוא לעולם לא דחוף”. ההנחה שעומדת מאחוריה היא שאנחנו נוטים לתעדף משימות בצורה לא נכונה, לבצע משימות לא דחופות קודם, ולבזבז את זמננו על משימות לא חשובות.
על פי שיטה זו עלינו לצייר על דף טבלה ובה שש עמודות, בראש עמודה אחת נכתוב את המילה “דחוף” בשנייה את המילה “לא דחוף”, בשורות נכתוב את המילה “חשוב” ו”לא חשוב”. עריכת טבלה שכזו, תעזור לנו לתעדף את המשימות שלנו במהלך היום טוב יותר, למנוע בלבול ולעשות סדר מאיזו משימה מתחילים, מה הכי חשוב לעכשיו ומה אפשר לדחות לאחר כך, תוך קביעת מועד מדויק לביצוע.
2. שיטת הגבינה השווייצרית (למשימות גדולות ומאיימות) – למי לא קרה שהוא או היא היו צריכים להתמודד עם משימה גדולה ומורכבת, שגרמה להם להירתע, להילחץ ואפילו לקפוא. התוצאה של פאניקה, היא אי עמידה בלוח הזמנים הנדרש או להיאלץ לבצע את המשימה ברגע האחרון בלחץ ובתחושה לא טובה. תיאוריה זו, שנהגתה על ידי אלן לאקיין, מחבר רבי-מכר על ניהול זמן, מסייעת להתמודד עם ניהול לוח הזמנים של משימות גדולות ומורכבות, כמו עבודה גדולה במסגרת תואר אקדמי, התחלה של פרויקט חדש, כתיבת מאמר מורכב, תיכנון נסיעה גדולה.
הרעיון בשיטה זו הוא להתחיל כל משימה מורכבת בצעדים הקטנים. להתחיל לעשות חורים קטנים בגבינה, שהיא המשימה עצמה, על ידי התחלה של משימות קטנות ביותר, העיקר שיקדמו את המשימה הגדולה. ניתן אף לקצוב פרקי זמן של 15 דקות לקידום המשימה, על מנת לאפשר לנו להסיר את החסמים הפסיכולוגיים שמונעים מאיתנו להתחיל לבצע אותה.
כך לדוגמא: מאמני טניס רבים אומרים לא פעם לטניסאים שלהם, שאסור להסתכל לטווח ארוך מדי במהלך המשחק עצמו, שכן הדבר יבלבל אותם ויפגע באיכות המשחק מבחינתם. “אתם צריכים לחשוב איך להשיג כל נקודה בפני עצמה”, הם אומרים, “ולא איך אתם מנצחים במשחק כולו”. כך גם אנחנו צריכים לחשוב. תחילה בקטן, ולסמן מטרות קטנות. קודם הנקודה הקרובה, אחר כך להמשיך הלאה.
3. שיטת פומודורו – אחת השיטות שאנחנו מצאנו כיעילה ביותר לניהול ומיצוי זמן בצורה טובה, היא שיטת פומודורו, שהומצאה ע”י היזם פרנצ’סקו סירילו על שמו של הטיימר בצורת עגבנייה ששימש אותו בלימודיו. לפי שיטה זו עלינו לעבוד בפרקי זמן של 25 דקות, בכל פעם שאנו נדרשים לבצע משימה או מטלה כלשהי. שיטת הפומודורו מאפשרת לנו להגביר את הפרודוקטיביות שלנו ולתת את כל מה שיש לנו בפרק זמן קצר ומזוקק, ממש כמו ספרינט, שלאחריו תגיע מנוחה של חמש דקות, לאחר מכן שוב נעבוד על המשימה במשך כ-25 דקות רצופות ואז שוב מנוחה וחוזר חלילה.
4. שיטת הדף והעט – כן, הכי פשוט בעולם, וכנראה שגם הכי יעיל. בתחילת היום, דקה לפני שנשאבים לעשייה, יושבים בניחותא עם הקפה, עט ודף נייר וכותבים את כל הדברים שאנחנו מתכננים לעשות ביום הקרוב. כל משימה בשורה נפרדת. משימה יכולה להתפרש על שלוש שורות וגם על עשרים שורות. לא משנה הכמות, משנה הוויזואליזציה. כשהמשימות לנגד עיננו יקרו שני דברים: נוכל למספר אותן לפי סדר עדיפות ובסיום כל משימה נמחוק אותה בקו. ככה, בפשטות, נשקף לעצמנו את חשיבות הטיפולים שלנו, את מה שהספקנו ומה שנותר לנו.
קל? אז תנסו את זה.
זהו להפעם. אנחנו בטוחים שכמעט כל אחד יכול להתחבר לאחת מהשיטות המוזכרות כאן.