תוכנית עבודה שנתית – ממשיכים!

איך בונים תוכנית עבודה המתבססת על ניתוח תוצאות השנה המסתיימת, יוצקים לתוכה יעדים ומטרות לשנה המתקרבת ופורטים הכל לפרוטות שניתן למדוד ולנהל אותן.

אז תכננו וחשבנו והגינו והצבנו יעדים ומדדים והשנה התחלפה לה ומה עכשיו?
איך מבצעים מעקב ובקרה על קצב התממשות התוכנית?

נתחיל מזה, שחייבים לבצע במהלך השנה עצירות מוגדרות ומובנות בתוך היומן ובתוך התהליך כדי להתבונן בעשייה השוטפת במבט על.

לא נחכה לדצמבר כדי לבחון מה עשינו במרוצת השנה שתיכף תסתיים.

התוכנית היפה שעשינו לעולם תיהיה רק ״תוכנית״ שתיאבק בגלים של מציאות צפויה (אלה יהיו גלים קטנים) ושל מציאות שלעולם לא נוכל לצפות (אלה עלולים להיות גלי צונאמי).

המנגנון הכי טוב להתמודד עם גלי המציאות הוא מנגנון הבקרה העיתית.
אין מנוס מעצירות יזומות המרותכות בפלדה לתוך היומנים שלנו אשר יחייבו אותנו לתת לעצמנו דין וחשבון על הקשר בין התוכנית המקורית לבין הביצועים שלה בשטח.

כמה עצירות כאלה צריך לעשות במרוצת השנה?
זאת שאלה פילוסופית שתלויה בכם, באופי העסק שלכם ובתנודתיות המובנית של תוכנית העבודה שקבעתם לעצמכם.

נספר איך אנחנו עושים את זה.

אנחנו, בהגדרה, עוצרים הכל לשעתיים (לפחות) בסוף כל חודש

כן, ישנם חלונות מפלדה ביומנים שלנו בסוף כל חודש קלנדרי שבו אנחנו מאלצים את עצמנו לחדול מכל פעילות שוטפת, להמריא לגובה ולהסתכל על העשייה ממעוף הציפור.

הפגישות האלה תתקיימנה תמיד מחוץ לבית, במקום נוח, מזמין, שקט, ללא הסחות והטלפונים הניידים יורחקו מהשולחן (משימה לא פשוטה, אנחנו מודים).

מה יקרה בפגישה החודשית הזאת

1. נחזור וניזכר, שנינו, בתוכנית העבודה השנתית שקבענו לעצמנו. יש יותר מדיי אנשים שמצטיינים בתכנון תוכנית עבודה שנתית אבל שוכחים להביט בה דקה אחרי שמסיימים לכתוב אותה.

2. נציג מספרים כמותיים של כל הפרמטרים המדידים בתוכנית העבודה השנתית ונבחן את קצב ההתקדמות שלנו ביחס לפרק הזמן שחלף בתוך השנה הקלנדרית. האם אנחנו נעים בטווחי התוכנית או לאו.

3. נאתגר את התוכנית המקורית עם סטטוס העמידה המצטברת שלנו ביעדים והמציאות החיצונית (הגלים עליהם דיברנו קודם) ונראה איפה וכמה צריך לעשות התאמות לתוכנית המקורית.

4. במידה ואנחנו בתוך מנעד התרחישים של התוכנית והכל נראה ״סבבה״, זה מדליק לנו נורות אדומות. אולי כיוונו נמוך מדיי? אולי אנחנו עושים עוד מאותו דבר? זה מסוכן…. אם יש חשש כזה, נכניס משתנה ״משוגע״ לתוכנית המקורית כדי לאתגר אותנו יותר בהמשך השנה. כמובן שה״משתנה המשוגע״ הזה יקבל מענה במהלך השנה. אולי נגלה שהוא בכלל לא כזה ״משוגע״ והוא יוכל לדחוף אותנו עוד קדימה. לחילופין אם הוא באמת ״משוגע״ אולי ניפרד ממנו באחת תחנות הבקרה העתידיות.

5. נסכם בכתב (!) את התוצרים שלנו. מה שלא כתוב, לא היה ולא יהיה. את התוכנית המעודכנת נדפיס ונתלה במשרד שלנו. אנחנו רוצים להביט בה ולחיות אותה כל השנה, לא רק בתום כל חודש. זה גם עוזר לנו לשמור על מיקוד לנוכח הצעות ורעיונות שאנחנו מקבלים ונתקלים בשוטף. מה שעלול להסיט אותנו מהתוכנית המקורית כדאי לו שיהיה מאוד אטרקטיבי.

6. היוועצות נקודתית עם גורמי מקצוע שאנחנו מאוד מעריכים את דעתם על התוכנית כולה או חלקים ממנה. עם כל הכבוד העצמי שאנחנו מייחסים לעצמנו, אנחנו לא שוכחים שיש מספיק אנשים מוכשרים בעולם שיכולים לחוות דיעה ולתת עצה מבחוץ לתוכנית שלנו. לאחרונה עשינו פגישה שכזאת עם רואה החשבון שלנו; באנו אליו עם הצד המספרי של תוכנית העבודה וביקשנו ממנו לשמוע מה הוא חושב עליה ועלינו. היתה לו דיעה מאוד נחרצת עם המלצות מאוד חותכות (עם היגיון בריא יש לומר) ובמשך שעתיים קיימנו סיעור מוחות מרתק שבסופו קיבלנו חלק נרחב מההמלצות שלו על אף שחלקן עמדו בסתירה לחלקים מרכזיים מתוכנית העבודה המקורית שלנו. ימים יגידו האם התיקונים שעשינו בינואר 2020 על בסיס תפיסת עולמו יתבררו כמוצדקים, אך זה לא העיקר. העיקר הוא לא לפחד לשתף ולחשוף את התוכנית או חלקיה לגורמי מקצוע מצוינים שאתם בטוחים שהדברים שתשמעו מהם יבואו ממקום אמיתי וכזה הרואה את הצלחתכם כמשימה המרכזית.

זהו זה להפעם, תעבדו מסודר עם תוכנית ועם פוקוס – ההצלחה תגיע בעקבותיהם!